はじめに
「退職したいけれど、どんな流れで進むのか分からない」
「上司にはいつ、どうやって伝えればいいの？」
「退職願や引き継ぎ、返却物の対応は何をすればいい？」
このような不安を感じている方も多いのではないでしょうか。
私自身、実際に退職の手続きを進める前は、かなり面倒で複雑なのではないかと思っていました。
ただ、やってみると、個人的にはそこまで煩雑な手続きはありませんでした。むしろ大変だったのは、手続きそのものよりも、上司や周囲に退職の意思を伝えることだったように思います。
この記事では、私の実体験をもとに、退職の流れを大まかに解説します。上司への連絡方法、退職願の提出、周囲への連絡、引き継ぎ、有休消化、返却物の整理まで、退職時の全体像を知りたい方はぜひ参考にしてください。
退職の流れは大きく4ステップ
まず、退職までの流れを簡単にまとめると、以下のようになります。
- 会社の規定を確認する
- 上司に退職の意思を伝え、退職願・退職届を提出する
- 周囲へ連絡し、引き継ぎを進める
- 有休消化や返却物、退職後の手続きを確認する
会社によって多少の違いはありますが、基本的にはこの流れを押さえておけば大きく外しません。
ステップ1｜会社の規定を確認し、いつ伝えるか決める
退職の話を進める前に、まずは会社の規定を確認しておくことが大切です。
特に、いつまでに申し出る必要があるのか、誰に最初に伝えるのか、退職願の提出方法は紙かWebか、といった点は見ておくと安心です。
私の印象では、会社の規定としては退職希望日の1か月前までとされているケースが多いと思います。
ただ、実際には後任への引き継ぎや社内調整もあるため、できれば2〜3か月前には伝えておくほうがスムーズです。
また、最終出社日や退職日の考え方、返却物や必要書類の案内方法なども、事前に確認しておくと進めやすくなります。
退職は個人の意思で進めるものではありますが、社内ルールに沿って対応したほうが全体的にスムーズです。開始後に慌てないためにも、就業規則や社内案内を見ておくのがおすすめです。
ステップ2｜上司へ連絡し、退職願・退職届を提出する
最初にやるのは、基本的に上司への連絡です。
今どきは、いきなり口頭で切り出すというより、まずはメールやチャットなどで連絡する形でも問題ないと思います。
たとえば、最初の連絡は以下のようにシンプルで十分です。
突然のご連絡で申し訳ございません。
〇月末での退職を考えており、一度ご相談のお時間をいただけますでしょうか。
会社によっては、上司への連絡とあわせて、社内ワークフローで退職願を申請する運用になっていることもあります。
その場合は、以下のような形で連絡してもよいと思います。
突然のご連絡で申し訳ございません。
〇月末をもって退職させていただきたく、ワークフローにて退職願を申請いたしました。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
退職に関する書類として、「退職願」と「退職届」という言葉を見かけることがあります。
細かい扱いは会社によって異なりますが、ざっくりいうと、退職願は「退職したい」という意思を会社に伝える書類、退職届は「退職します」と正式に届け出る書類という違いがあります。
とはいえ、実際には会社ごとに運用が違い、紙で提出する場合もあれば、社内ワークフローで完結する場合もあります。
基本的には、退職願と退職届の両方を提出するというより、会社で指定されたどちらか一方を提出するだけでよいケースが多いと思います。
そのため、この違いを厳密に覚えることよりも、まずは就業規則や社内案内を確認し、指定された方法に従って対応することのほうが大切です。
個人的には、この段階まで進むと気持ちの面ではかなり楽になりました。
最初に上司へ伝えるところがいちばん大きなハードルで、その後は事務的に進んでいく印象でした。
ステップ3｜周囲への連絡と引き継ぎを進める
退職日がある程度固まったら、次は周囲への連絡と引き継ぎです。
一緒に仕事をしているメンバーや関係者に順番に伝えながら、担当業務や進行中の案件を整理していきます。
引き継ぎでは、後任の人が困らないように、必要な情報をなるべく早めにまとめておくことが大切です。
たとえば、以下のような内容を整理しておくと進めやすいです。
- 現在担当している業務
- 進行中の案件
- 今後の対応が必要なこと
- 注意点や補足事項
- 関連資料の保存場所
また、業務によっては取引先など社外の関係者への連絡が必要になることもありますが、その場合は自分から先に個別で伝えるより、まずは上司に相談したうえで進めたほうが混乱が少ないと思います。
社外への案内は、後任体制や伝え方をそろえて行ったほうがスムーズなことが多いためです。
ここを丁寧に進めておくと、最後まで気持ちよく終えやすいと思います。
ステップ4｜有休消化・返却物・退職後の手続きを確認する
退職日が近づいてきたら、有休消化や返却物についても確認しておくと安心です。
有休が残っている場合は、最終出社日を前倒しし、その後を有休消化にあてる形になることがあります。
このとき混同しやすいのが、最終出社日と退職日の違いです。最終出社日は実際に会社へ出勤する最後の日で、退職日は会社との雇用関係が終了する日です。有休消化をする場合は、最終出社日より後に退職日が来ることもあります。
引き継ぎや返却物の都合もあるため、有休をどの程度使うかは早めに確認しておくと進めやすいです。
返却物については、会社から貸与されていたものを整理して返却します。
たとえば、PC、社員証、入館証、備品、書類などです。どの部署宛てに、いつまでに、何を返却するのかについては、基本的に管理部門などから案内があることが多いため、その連絡に従って対応すれば問題ありません。
また、退職前の社内手続きが終わっても、状況によっては退職後に確認が必要なこともあります。
私の場合は、退職後に間をあけずそのまま次の会社へ入社したため、健康保険や年金などの手続きは基本的に次の会社側で対応してもらえました。そのため、特別に自分で何か対応しなければならない場面はほとんどありませんでした。
一方で、退職してから次の入社まで期間があく場合は、健康保険や年金などを自分で確認する必要があると思います。
そのため、入社まで間があく場合は、退職前のうちに必要な手続きを確認しておくと安心です。
退職時に気になったこと｜引き止めや実際の感想
退職を伝えると、状況によっては引き止められることもあります。
このあたりは本当に上司や会社による部分が大きいと思います。
私の感覚では、次の会社が決まっていることを伝えると、比較的スムーズに進みやすい印象がありました。
一方で、まだ迷っているように見えたり、条件次第で残るかもしれないと受け取られたりすると、話が長引きやすいと思います。
そのため、引き止められた場合でも、必要以上に議論を広げすぎず、退職の意思が固まっていることを落ち着いて伝えるのが大切だと思います。
また、実際に退職してみた感想としては、手続きそのものは想像していたよりずっとシンプルでした。必要なことはそれほど多くなく、流れに沿って対応すれば、特に大きな問題なく進められると思います。
一方で、心理的にいちばんハードルが高いのは、やはり最初に上司へ伝える瞬間や、周囲に伝える瞬間です。
ここさえ越えてしまえば、その後は事務的に進んでいくことが多いので、必要以上に構えなくてもいいのではないかと思います。
まとめ｜退職の流れを理解して早めに動くことが大切
退職は、何となく大変そうなイメージを持たれがちですが、実際の流れ自体はそこまで複雑ではありません。
会社の規定を確認し、上司に退職の意思を伝え、会社指定の方法で退職願・退職届を提出し、周囲への連絡と引き継ぎを進め、最後に有休消化や返却物、必要な手続きを確認する、という流れで進むことが多いです。
私自身も、やる前はかなり面倒なのではないかと思っていましたが、実際には手続きそのものよりも、最初に伝えるところのほうが大変でした。逆に言えば、そこを乗り越えれば、その後は比較的落ち着いて進めやすいと思います。
退職を考えている方に、少しでも参考になれば幸いです。
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